การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: วิธีการทำงาน?

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยอิงจากการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นเสมือนจริง ได้รับการยอมรับในประเทศที่พัฒนาแล้วของโลกเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจที่รวดเร็ว

สาระสำคัญ

การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรคือชุดของกระบวนการสำหรับการสร้างการประมวลผลการส่งการถ่ายโอนการรับการเก็บรักษาการใช้และการทำลายเอกสาร กระบวนการทั้งหมดนี้ดำเนินการหลังจากการตรวจสอบความสมบูรณ์และการยืนยันความเป็นจริงในการรับเอกสาร

กฎสำหรับการดำเนินงานของการไหลเวียนเอกสารระหว่างนิติบุคคลจะดำเนินการโดยข้อตกลงของคู่สัญญา ข้อมูลจะถูกแลกเปลี่ยนด้วยความช่วยเหลือของวิธีการสื่อสารโทรคมนาคมและเอกสารจะถูกเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลการบัญชีไม่ควรเกินระยะเวลาที่จัดตั้งขึ้นในระดับนิติบัญญัติ

องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการกับลายเซ็นของผู้เข้าร่วมด้วยกัน ในสาขาธุรกิจสามารถ: ค่าโสหุ้ยข้อตกลงใบแจ้งหนี้สัญญาข้อตกลงคำสั่งซื้อหนังสือแจ้งหนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ ข้อมูลสามารถถ่ายโอนได้ในรูปแบบข้อความตารางและไฟล์กราฟิก

วัตถุประสงค์ของการใช้ EDI

สิ่งที่จำเป็นสำหรับการเปิดตัว EDI คือ:

• การลดงานประจำ
• การลดการสูญเสียเอกสาร
• งาน "โปร่งใส" ด้วยเอกสาร
• การเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน - การจัดเตรียมเอกสารในวันที่ที่ระบุ ฯลฯ

ในเป้าหมายเชิงปริมาณสามารถระบุได้ดังนี้:

• ลดเวลาในการประมวลผลเอกสาร 10 ครั้ง
• การลดค่าใช้จ่ายสำนักงานสองครั้ง

การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: วิธีการทำงาน

ตามกฎหมายในประเทศการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรดำเนินการโดยข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลผู้เข้าร่วมทั้งหมดต้องเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของผู้ดำเนินการรายเดียว จากนั้นผู้ใช้ต้องส่งคำขอเพิ่มลงในรายชื่อคู่สัญญา หลังจากยืนยันคำขอแล้วสมาชิกระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้

โมดูล EDM จะต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• เชิญคู่ค้าแบ่งปันข้อมูล
• สร้างสมุดที่อยู่
• รวมเข้ากับโปรแกรมบัญชีเช่น 1C
• ลงชื่อและเข้ารหัสเอกสาร
• โครงสร้างการติดต่อ
• ติดตามสถานะของตัวอักษร

การหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรจะดำเนินการด้วยความช่วยเหลือของใบรับรอง การเชื่อมต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์และการรับรองความถูกต้องจะดำเนินการผ่านใบรับรองดิจิทัลส่วนบุคคล EDS จะออกให้แก่ผู้ใช้แต่ละรายของระบบจัดเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ Token และได้รับการป้องกันโดยรหัส PIN ผู้ใช้ต้องป้อนรหัสผ่านเข้าสู่ตู้ส่วนตัว หลังจากนั้นเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารของเขาได้

เริ่มต้นกระบวนการแลกเปลี่ยนสามารถเป็นพนักงานขององค์กรที่เชื่อมต่อกับระบบ ก่อนที่จะส่งเอกสารไปให้คู่สัญญาต้องลงนามใน EDS การดำเนินการนี้จะดำเนินการโดยใช้โปรแกรม "Cryptopro" เอกสารถูกส่งผ่านทาง EDO พนักงานคู่สัญญาได้รับแจ้งการรับเอกสารใหม่ ถ้าเขายอมรับมันแล้วเขาก็วาง EDS ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารจะมีการสร้างเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นใหม่ เมื่อการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดต้องได้รับการบันทึกด้วยความช่วยเหลือของ EDS จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังคู่ค้า หากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ถ้าจำเป็นต้องทำการแก้ไขอีกครั้งขั้นตอนทั้งหมดจะถูกทำซ้ำอีกครั้ง หากไม่มีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับเวอร์ชันใหม่ให้ถือว่าเอกสารเป็นที่ยอมรับ ตัวอย่างสุดท้ายคือเครื่องที่ลงนามโดย EDS สองเครื่อง เอกสารทุกเวอร์ชันจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์และสามารถดูได้ ทันทีที่กลุ่มตัวอย่างได้รับการกำหนดสถานะการทำงานจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ สัญญาเชิงลบจะได้รับสถานะ "ยกเลิก" นี่เป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรต่างๆ

อุปกรณ์

สิ่งที่จำเป็นสำหรับการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? ขั้นแรกจำเป็นต้องเลือกผู้ประกอบการโทรคมนาคมและติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประการที่สองกับผู้รับเหมาแต่ละรายที่องค์กรต้องการให้มีการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องสรุป "ข้อตกลงในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ EDI ที่จะจัดเก็บเอกสารทั้งหมด นี่อาจเป็นอุปกรณ์ไคลเอ็นต์หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบคลาวด์ การเข้าถึงข้อมูลระบบจากภายนอกทำได้ผ่านทางแอพพลิเคชั่นที่ติดตั้งอยู่บนอุปกรณ์ของพนักงานขององค์กร ปฏิสัมพันธ์ของคอมพิวเตอร์กับเซิร์ฟเวอร์จะดำเนินการผ่านทาง HTTP โดยมีการเข้ารหัส SSL 128 เพิ่มเติมการเข้าถึงเอกสารผ่านทางอินเตอร์เฟสของแอพพลิเคชันและหลังการตรวจสอบเท่านั้น

โครงการ EDO

กระบวนการอัตโนมัติโครงการสามารถล่าสุดจากหลายเดือนไปหลายปี กำหนดเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนกระบวนการที่ต้องใช้โดยอัตโนมัติทรัพยากรและความสามารถทางการเงินขององค์กร สรุปโดยย่อเกี่ยวกับการใช้ EDI ได้ดังนี้:

• สร้างเวิร์กกรุ๊ป
• การจัดทำเป้าหมายกำหนดระยะเวลาและงบประมาณของโครงการ
• การตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่
• พัฒนางาน
• ปลดปล่อยระบบ EDI
• การเซ็นสัญญาในการแนะนำ SED
• การอนุมัติกำหนดการทำงาน
• การเติมไดเร็กทอรีระบบ
• การฝึกอบรมพนักงาน
• ดำเนินการทดสอบเบื้องต้น
• เผยแพร่คำสั่งในการแนะนำ SED
• การจัดทำซอฟต์แวร์และขั้นตอนการทำงาน
• เปิดตัวโครงการนำร่อง
• เปลี่ยนเป็น EDI อย่างเต็มรูปแบบ

ข้อผิดพลาดในการใช้ EDI

ในกระบวนการของเอกสารอัตโนมัติควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกระบวนการที่ผู้จัดจำหน่ายกระดาษต้องใช้ตามกฎหมาย คุณไม่สามารถทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารซ้ำได้ กระบวนการนี้ทำให้ขั้นตอนการทำงานช้าลงและทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อกระบวนการอัตโนมัติโดยรวม ไม่มีใครจ่ายสำหรับการทำงานสองครั้ง

ในขั้นตอนการดำเนินการจำเป็นต้องพัฒนาขั้นตอนใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสารพนักงานรถไฟและจากนั้นจะมีส่วนร่วมในการดำเนินการอย่างสมบูรณ์ คุณสามารถบรรลุข้อนี้ได้ก็ต่อเมื่อคุณนำาไปใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ ๆ แก่พนักงานเท่านั้น

อีกข้อผิดพลาดที่ได้รับความนิยมคือคนยากจนที่ทำงานออกมาจากข้อกำหนดของ SED ถ้าผู้ใช้ต้องทำงานในระบบที่ไม่มีการกำหนดค่ากระบวนการของ EDO จะแตกต่างจากสิ่งที่ได้รับการยอมรับในองค์กร

การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: ข้อดีข้อเสีย

ข้อดี:

• ลดต้นทุนในการส่งเอกสารต้นฉบับทางไปรษณีย์
• ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร มันถูกเก็บไว้ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
• ใช้งานง่าย เอกสารถูกส่งจากเวิร์กสเตชันหนึ่งเครื่อง ค้นหาด่วนสำหรับเอกสารดำเนินการตามสถานะ (ส่ง, รับ, รับ ฯลฯ )
• การจัดส่งทันใจ ข้อมูลที่ส่งทั้งหมดถึงผู้รับภายในไม่กี่วินาที
• เอกสารไม่สามารถสูญหายได้จนกว่าจะหมดอายุการจัดเก็บข้อมูลในระบบ

ข้อเสีย:

• ในการใช้อุปกรณ์คุณจำเป็นต้องซื้อใบอนุญาตซึ่งใช้เงินเป็นจำนวนมาก
• การแลกเปลี่ยนข้อมูลมักเป็นไปได้เฉพาะระหว่างผู้เข้าร่วมในระบบเดียวกันเท่านั้น
• การหมุนเวียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรใน 1C หรือด้วยซอฟต์แวร์อื่น ๆ จะแตกต่างจากโครงการที่ใช้ก่อนหน้านี้ ด้วยการแนะนำอัลกอริทึมใหม่พนักงานทุกคนจะมีคำถามเกี่ยวกับการดำเนินงาน
• อุปกรณ์ทางเทคนิค ก่อนดำเนินการ EDI ขององค์กรจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์และฝึกอบรมพนักงานเพื่อจัดการระบบใหม่
• EDO ดำเนินการด้วยความช่วยเหลือของ EDS โดยมีระยะเวลา 1 ปี มีความจำเป็นต้องตรวจสอบและอัปเดตใบรับรองในเวลาที่เหมาะสม นอกจากนี้จำเป็นต้องควบคุมระยะเวลาของใบรับรองคู่สัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับภาษี

ระเบียบทางกฎหมาย

การกระทำของกฎเกณฑ์ใดที่กำหนดการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรต่างๆ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงกฎหมายของรัฐบาลกลาง No. 63 "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" กฎสำหรับการส่งเอกสารไปยัง Federal Tax Service จะได้รับการกำหนดตามคำสั่งของกระทรวงการคลังฉบับที่ MMV-7-2 / 168 EDO ระหว่างองค์กรอินทรีย์จะดำเนินการตามคำสั่งของกระทรวงการคลังเลขที่ 50n กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์กำหนดไว้ในคำสั่งของ Federal Tax Service No. MMV-7-6 / 36 @ ผู้ประกอบการ EDO ทั้งหมดในกระบวนการดำเนินงานควรได้รับคำแนะนำจากคำสั่งของ Federal Tax Service No. MMV-7-6 / 253 @

"VLSI"

การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร VLSI จะช่วยให้ลูกค้าได้รับประโยชน์ดังกล่าว:

• ส่งเอกสารไปยังองค์กรที่จดทะเบียนในดินแดนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย หากคู่สัญญาไม่ได้เป็นสมาชิกของระบบ VLSI พนักงานของ บริษัท จะติดต่อตัวแทนขององค์กรและส่งคำเชิญเพื่อเข้าร่วมระบบในอีเมลของเขา ทันทีหลังจากการยืนยันคำขอการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วมจะดำเนินการโดยไม่ต้องเป็นตัวกลาง
• คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เพียงพอที่จะมีเบราว์เซอร์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตที่ทันสมัย
• ในการทำงานกับข้อมูลไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมพิเศษ หากมีการเตรียมรายงานในซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามตัวอย่างเช่น 1C คุณสามารถกำหนดค่าการรวมระบบข้อมูลเข้ากับระบบ VLSI ได้
• ไม่ได้ติดตั้งฟอร์มเอกสารตัวอย่าง คุณสามารถส่งข้อความไฟล์ตารางรูปภาพและอื่น ๆ ได้

SKB "Kontur"

นักพัฒนาซอฟต์แวร์รายแรกแห่งหนึ่งของรัสเซียยังมีข้อตกลงเกี่ยวกับการจัดหาอุปกรณ์ซึ่งจะดำเนินการให้มีการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรต่างๆ "Contour" ได้พัฒนาระบบ Dyadok ซึ่งจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความไม่ชอบมาพากลของระบบคือการเข้าถึงข้อมูลในขณะที่อยู่ต่างประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์นี้ บริษัท ได้พัฒนาอัตราภาษีในโรมมิ่ง หากต้องการให้เรียกใช้ข้อมูลจาก API เพียงอย่างเดียว

สิ่งที่จำเป็น?

ในการเชื่อมต่อ EDI องค์กรต้องซื้อ:

• ซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาต;
• เซิร์ฟเวอร์
• ดำเนินการอัพเกรดอุปกรณ์
• พนักงานรถไฟ;
• กำหนดค่าและรวม ERMS เพื่อทำงานกับแอพพลิเคชันภายใน

การลงทุนดังกล่าวจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อเชื่อมต่อการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรหรือไม่? รวมถึงการให้คำปรึกษาด้านการสนับสนุนทางเทคนิคการปรับปรุง SED และซอฟต์แวร์ - ขั้นตอนที่สองของการลงทุน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องจ่ายเป็นรายเดือน

ข้อสรุป

แลกเปลี่ยนเอกสารเอกสารจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนขององค์กรในการดำเนินการ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโดยรวม เพื่อให้ EDI สามารถทำงานได้สำเร็จจำเป็นต้องมีการกำหนดเป้าหมายของการใช้ระบบอย่างชัดเจนและกำหนดค่าอุปกรณ์อย่างถูกต้อง