ฐานข้อมูลใน Excel: สร้างคุณลักษณะตัวอย่างและเคล็ดลับ

Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่รวมเป็นประโยชน์มากที่สุดและมีความเกี่ยวข้องกับการทำงานของผู้ใช้ เหล่านี้รวมถึงกราฟิกตารางแผนภูมิ, การบัญชี, การเตรียมความพร้อมของการคำนวณ, การคำนวณของฟังก์ชั่นต่าง ๆ และอื่น ๆ เราเรียนรู้จากบทความนี้ วิธีการสร้างฐานข้อมูล ไปยัง Excel ทำไมมันเป็นสิ่งจำเป็นและมีคำแนะนำอะไรช่วยให้เราสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานของเธอ

ฐานข้อมูลคืออะไร?

นี่คือโครงสร้างพิเศษที่มีและการจัดเก็บวัสดุข้อมูลของวัตถุประสงค์ที่แตกต่าง ในแง่ง่ายชุดของการจัดระเบียบและออกมาวางบนชั้นวางของข้อมูล วิธีการหลายคนมีการเรียนรู้ในห้องเรียนลักษณะของพวกเขา, วันเดือนปีเกิดและรายงานการ์ด - ทั้งหมดนี้รวมกันเป็นฐานข้อมูล มันเป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกที่ - ในสถานประกอบการอุตสาหกรรมและเทคโนโลยี, สถาบันการศึกษาและการแพทย์, หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายและแม้แต่ในสถานประกอบการทำอาหารรับประทานเอง อันที่จริงรายการของอาหารสูตรของพวกเขากับแคลอรี่เช่นเดียวกับคำอธิบายยังเป็นที่เก็บข้อมูล

ที่นี่เราเข้าใจ ตอนนี้คุณต้องไปหาสิ่งที่เป็นฐานข้อมูลไปยัง Excel และวิธีการสร้างมันขึ้นมา

การสร้าง คลังข้อมูล ใน Excel

ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยเราจะง่ายและไม่มีจีบ ภาชนะเหล่านี้ข้อมูลเดียวกัน - ค่อนข้างยุ่งยากและเป็นตัวแทนของระบบข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีภายใน "แกนกลาง" ซึ่งประกอบด้วยส่วนใหญ่ของสายของผู้เชี่ยวชาญรหัสเขียน

การทำงานของเราจะเป็นตารางเดียวซึ่งจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ก่อนที่เราจะเริ่มต้นที่จะตอบคำถามของวิธีการที่จะทำให้ฐานข้อมูลไปยัง Excel ที่คุณต้องเรียนรู้คำศัพท์ทางเทคนิคที่ใช้เมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับมัน

เส้นแนวนอนในแผ่นมาร์กอัป "Excel" เรียกว่าระเบียนและแนวตั้ง - เขต คุณจะได้รับในการทำงาน เปิดโปรแกรมและสร้างสมุดงานใหม่ จากนั้นในบรรทัดแรกที่คุณต้องการที่จะบันทึกชื่อฟิลด์

รูปแบบและบริการรูปแบบเซลล์

มันจะมีประโยชน์ในการเรียนรู้วิธีการอย่างถูกรันเนื้อหาของเซลล์ ถ้าคุณอยู่ในฐานข้อมูล Excel จะมีจำนวนเงินใด ๆ มันจะดีกว่าที่จะแสดงให้เห็นในช่องที่เหมาะสมรูปแบบตัวเลขที่หลังจุดทศนิยมจะไปที่ตัวเลขสองหลัก และถ้ามีวันใด ๆ กันก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะแยกแยะสถานที่แห่งนี้และยังจะสร้างรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับมัน ดังนั้นข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกดำเนินการอย่างถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาด การดำเนินงานทั้งหมดกับช่องว่างของโปรแกรมจะทำผ่านเมนูบริบทของ "รูปแบบเซลล์."

ยังเป็นสิ่งสำคัญและการออกแบบที่สอดคล้องกันของโครงการ แผ่นซึ่งเป็นโครงการที่จะลงนามเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน เพื่อให้ระบบสามารถแยกแยะความแตกต่างระหว่างเนื้อหาที่เรียบง่ายของส่วนหัวและลายเซ็นควรได้รับการจัดสรรให้กับพวกเขาในตัวเอียงขีดเส้นใต้หรือข้อความที่เป็นตัวหนาในขณะที่ไม่ลืมที่จะใส่ชื่อลงในที่แยกจากกันไม่ได้รวมข้อมูล มันเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องทำเพื่อให้สามารถใช้เครื่องมือเช่นอัตโนมัติและกรองอัตโนมัติ

สิ่งที่เป็นอัตโนมัติใน "Excel" และทำไมมันจำเป็น?

สร้างฐานข้อมูล เพื่อ Excel - การจ้างงานเป็นเรื่องยากและลำบาก เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานของโปรแกรมที่มีให้มันเติมเซลล์โดยอัตโนมัติข้อมูลที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่นความกว้างของคอลัมน์, ความสูงของแถวขนาดตัวอักษรแบบตัวอักษรฟิลด์สี ฯลฯ - .. ทั้งหมดในคลิกเดียวสามารถทำเพื่อคุณอัตโนมัติถ้าคุณกำหนดค่าได้อย่างถูกต้อง สะดวกไม่ได้หรือไม่

ซ่อม "หมวก" ฐานข้อมูล

นอกจากนี้อย่าลืมเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยแถวแรก ใน Excel 2007 ก็เป็นไปได้ที่จะทำให้การดังต่อไปนี้: ไปที่แท็บ "ดู" แล้วเลือก "ตรึงแนว" และคลิกในเมนูบริบท "แก้ไขบรรทัดบนสุด." นี้เป็นสิ่งจำเป็นในการแก้ไขปัญหา "หมวก" ของการทำงาน เนื่องจากฐานข้อมูล Excel สามารถค่อนข้างใหญ่ในปริมาณเมื่อเลื่อนขึ้นและลงจะสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ - ชื่อของเขตข้อมูลซึ่งไม่สะดวกสำหรับผู้ใช้

เมื่อบรรทัดบนสุดได้รับการแก้ไขเราเน้นสามบรรทัดแรกในฐานข้อมูลในอนาคตและเพิ่มเส้นขอบเซลล์

ความต่อเนื่องของการทำงานในโครงการ

เพื่อดำเนินการต่อคุณจะต้องเกิดขึ้นกับข้อมูลพื้นฐานซึ่งจะมีฐานข้อมูลใน Excel ตัวอย่างเช่นมันจะแสดงด้านล่าง

สมมติว่าเราต้องการที่จะสร้างฐานข้อมูลของเงินที่เก็บจากผู้ปกครองให้กับกองทุนโรงเรียน จำนวนเงินที่ไม่ จำกัด และจะแตกต่างกันสำหรับแต่ละบุคคล ให้ชั้นอยู่ระหว่างการศึกษาเด็ก 25 ค่าเฉลี่ยและผู้ปกครองจะเป็นจำนวนเงินที่สอดคล้องกัน เพื่อไม่ให้หมักหมมฐานข้อมูลของจำนวนมากของระเบียนมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้รายการแบบหล่นลงที่ซ่อนข้อมูลที่ไม่จำเป็นและเมื่อมันเป็นสิ่งจำเป็นอีกครั้งพวกเขาเป็นประโยชน์ให้มันอีกครั้ง

วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลง?

คัดลอกชื่อสนามและทำให้พวกเขาบนแผ่นว่างเปล่าซึ่งเพื่อความสะดวกนอกจากนี้ยังมีความจำเป็นต้องพูดถึง ให้มันเป็นตัวอย่างเช่น "พ่อแม่" เมื่อข้อมูลที่มีการคัดลอกภายใต้พวกเขาเขียนในเซลล์ที่ว่างเปล่าข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

ไปยังฐานข้อมูล MS Excel มีโอกาสที่จะเลือกข้อมูลจากรายการแบบเลื่อนลงคุณต้องสร้างสูตรพิเศษ การทำเช่นนี้คุณจะต้องตั้งข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพ่อแม่ผู้ปกครองช่วงของค่าที่มีชื่อ ดำเนินการต่อไปแผ่นที่มีข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกไว้ภายใต้ชื่อของ "พ่อแม่" และเปิดหน้าต่างพิเศษเพื่อการสร้างชื่อ ยกตัวอย่างเช่นใน Excel 2007 คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ "สูตร" และคลิกที่ "กำหนดชื่อ" ในนามของการบันทึก: FIO_roditelya_vybor แต่สิ่งที่จะเขียนในช่วงของค่าหรือไม่ ที่นี่ทุกอย่างเป็นความซับซ้อนมากขึ้น

ช่วงของค่าใน Excel

มีหลายประเภทของช่วงของมีค่า ช่วงที่เราทำงานเราจะเรียกว่าแบบไดนามิก ซึ่งหมายความว่าทุกเซลล์ที่มีชื่อในฐานข้อมูลอาจมีการเปลี่ยนแปลงพรมแดน การเปลี่ยนแปลงของพวกเขาเกิดขึ้นขึ้นอยู่กับจำนวนของค่าในบางช่วง

ที่จะได้รับช่วงไดนามิกมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะใช้สูตรชดเชย ไม่ว่าจะได้รับการขัดแย้งผลตอบแทนอ้างอิงถึงข้อมูลเดิม ในรายการแบบหล่นลงที่เกิดขึ้นในท้ายที่สุดแล้วไม่เป็นไปตามค่า null ด้วยวิธีนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบเพียง copes ช่วงแบบไดนามิก เขาจะถูกกำหนดโดยสองพิกัดของเซลล์: ด้านบนซ้ายและขวาด้านล่างเช่นถ้าบนเส้นทแยงมุม ดังนั้นเราจึงต้องให้ความสนใจกับสถานที่ที่โต๊ะของคุณเริ่มต้นหรือมากกว่าในพิกัดของเซลล์ซ้ายด้านบน ให้แท็บเล็ตเริ่มต้นที่จุด A5 ค่านี้จะเป็นมือถือบนด้านซ้ายมือ ตอนนี้ที่รายการค้นหาแรกพบให้ดำเนินการสอง

เซลล์ขวาล่างจะถูกกำหนดกรณีเช่นนั้นกว้างและความสูง ค่าของหลังปล่อยให้มันเป็นเท่ากับ 1 และสูตรแรกคำนวณ SCHOT3 (ผู้ปกครอง $ B $ 5 $ :! ฉัน $ 5)

ดังนั้นในช่วงเขียนสนาม = OFFSET (ผู้ปกครอง $ A $ 5, 0, 0; COUNTA (ผู้ปกครอง $ A :! $ A) -1; 1) กดปุ่ม OK ในทุกช่วงต่อไปนี้เริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนแปลงในบีซีและอื่น ๆ . D.

การทำงานกับฐานข้อมูลใน Excel เกือบเสร็จสมบูรณ์แล้ว เรากลับไปที่แผ่นแรกไปและสร้างรายการแบบหล่นลงในกล่องที่เหมาะสม การทำเช่นนี้คลิกที่เซลล์ที่ว่างเปล่า (เช่น B3) ที่ตั้งอยู่ภายใต้ช่อง "ชื่อของพ่อแม่." จะมีการเข้ามา ในส่วน "การตรวจสอบค่าที่ป้อนเข้า" ในแท็บที่เรียกว่า "การตั้งค่า" เขียนใน "ที่มา" = FIO_roditelya_vybor ในเมนู "ชนิดข้อมูล" ว่า "รายการ"

ในทำนองเดียวกันเราจะดำเนินการกับเขตที่เหลือเปลี่ยนชื่อของแหล่งข้อมูลไปยังเซลล์ที่สอดคล้องกัน การทำงานใน รายการแบบหล่นลง เกือบเสร็จสมบูรณ์แล้ว จากนั้นเลือกเซลล์ที่สามและ "ยืด" มันข้ามโต๊ะ ฐานข้อมูลใน Excel เกือบจะพร้อม!

ฐานข้อมูลลักษณะที่ปรากฏ

การออกแบบที่สวยงามนอกจากนี้ยังมีบทบาทสำคัญในการสร้างโครงการ โปรแกรม Excel สามารถนำเสนอให้กับผู้ใช้ทางเลือกของความหลากหลายของวิธีการออกแบบฐานข้อมูล จำนวนโทนสีที่อุดมไปด้วยมากที่คุณต้องการเพียงเลือกสีที่เหมาะสมของจิตวิญญาณ นอกจากนี้ก็ไม่จำเป็นที่จะดำเนินการฐานข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบเดียวกันคุณสามารถวาดคอลัมน์หนึ่งในสีฟ้า, อื่น ๆ - สีเขียวและอื่น ๆ ..

วิธีการถ่ายโอน ฐานข้อมูล จาก Excel เพื่อการเข้าถึง

Excel ไม่เพียงแค่สามารถสร้างฐานข้อมูล ไมโครซอฟท์ยังได้เปิดตัวสินค้าอื่นที่ถูกควบคุมอย่างสมบูรณ์แบบด้วยที่ยากลำบากนี้ ชื่อมัน - การเข้าถึง เนื่องจากโปรแกรมนี้จะปรับตัวไปสู่การสร้างฐานข้อมูลกว่า Excel ที่แล้วทำงานในนั้นจะเร็วขึ้นและสะดวกมากขึ้น

แต่วิธีการที่จะทำเช่นนั้นจะได้รับ การเข้าถึงฐานข้อมูล? Excel ช่วยให้ความปรารถนาของผู้ใช้ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี:

•คุณสามารถเลือกข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในแผ่นงาน Excel, คัดลอกและย้ายไปลงในโปรแกรมอื่น การทำเช่นนี้เลือกข้อมูลที่คุณต้องการคัดลอกและคลิกปุ่มเมาส์ขวา กดปุ่ม "คัดลอก" จากเมนูบริบท แล้วเปลี่ยนไปใช้การเข้าถึงเลือกแท็บ "ตาราง" ซึ่งเป็นกลุ่มของ "ตัวแทน" และปลอดภัยคลิกที่ปุ่ม "การนําเสนอที่" เลือกตัวเลือก "ตาราง Mode" และใส่ข้อมูลโดยคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวาและเลือก "วาง"

•คุณสามารถนำเข้า รูปแบบรายการ .xls (.xlsx) Access เปิดก่อนปิด Excel ในเมนูให้เลือก "นำเข้า" และคลิกที่รุ่นที่ต้องการของโปรแกรมจากที่คุณจะนำเข้าไฟล์ จากนั้นกดปุ่ม "OK"

•คุณสามารถเชื่อมโยงไฟล์ Excel กับตารางในการเข้าถึง เพื่อจุดประสงค์นี้ "Eksele" จำเป็นต้องเลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่จำเป็นและคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวาเลือกชื่อสำหรับช่วง บันทึกและปิด Excel เปิดแท็บ "การเข้าถึง" ที่เรียกว่า "รับข้อมูลจากภายนอก" เลือก "ตาราง E-Excel" และป้อนชื่อของมัน จากนั้นคลิกที่รายการที่ทำหน้าที่ในการสร้างตารางสำหรับการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและระบุชื่อของมัน

นั่นคือทั้งหมดที่ ทำงานพร้อม!